Description métier
Le ou la secrétaire assistant(e) est le premièr interlocuteur des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs…). C’est lui qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s’occupe du courrier…
Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à un assistant.
La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’un bon secrétaire.
Le ou la secrétaire doit savoir où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
Il / elle doit savoir maîtriser tous les outils bureautiques et internet. Savoir prendre des notes, faire une synthèse, rédiger tant sur papier que sur messagerie électronique sont les compétences indispensables de la secrétaire–assistante.
Études / Formation pour devenir Secrétaire assistant(e)
Les entreprises recherchent presque systématiquement des titulaires d’un BTS, voire plus (licence professionnelle).
Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétées par une formation en secrétariat sont appréciés.
Exemples de formations :
niveau bac
- Bac pro AGOrA – assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (ex bac pro GA – gestion-administration)
- Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)
niveau bac + 2
- BTS gestion de la PME
- BTS support à l’action managériale
- BTS ATI – assistance technique d’ingénieur,
- BTS CG – comptabilité gestion
- BTS MCO – management commercial opérationnel
- BTS CI – commerce international
niveau bac + 3
- BUT GEA – gestion des entreprises et des administrations
- BUT GACO – gestion administrative et commerciale
Evolutions de carrière
Un(e) secrétaire assistant(e) peut se spécialiser dans le médico-social, le juridique, le technique, la sténotypie…
Un(e) secrétaire assistant(e) pourra évoluer vers un poste d’assistance de direction ou d’assistance commerciale. Il lui faudra de l’expérience et le plus souvent une formation complémentaire du type licence professionnelle voire master pro.
